Executive Assistant

Werken bij STINAPA Bonaire

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, coördineren en ondersteunen? Houd je ervan om structuur aan te brengen, overzicht te bewaren en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Dan is STINAPA Bonaire op zoek naar jou.

Vacature: Executive Assistant

Locatie: Bonaire

Organisatie: STINAPA Bonaire

Bij STINAPA Bonaire zetten we ons dagelijks in voor het beschermen van de unieke natuur van Bonaire. Achter iedere succesvolle organisatie staat een sterke ondersteuning. Daarom zoeken wij een proactieve en betrokken Executive Assistant die de Directeur en de HR-adviseur ondersteunt.

Als Executive Assistant ben jij de verbindende schakel binnen de organisatie. Je bewaakt agenda’s, organiseert vergaderingen, ondersteunt HR-processen en zorgt ervoor dat belangrijke informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je bent een vertrouwde sparringpartner, werkt nauwkeurig en weet prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving.

Geen dag is hetzelfde. De ene dag organiseer je een belangrijke bestuursvergadering, de andere dag ondersteun je een wervingsprocedure of regel je een internationale dienstreis.

Ben jij iemand die graag ontzorgt, vooruitdenkt en het verschil maakt achter de schermen? Dan maken we graag kennis met jou.

Wat ga je doen?

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda en mailbox van de Directeur
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen
• Bewaken van actiepunten en deadlines
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders
• Opstellen en voorbereiden van presentaties, vergaderstukken en rapportages
• Organiseren van reizen, bijeenkomsten en evenementen
• Ondersteunen van het Management Team bij administratieve en organisatorische werkzaamheden
• Ondersteunen van de HR-administratie en procedures
• Bijhouden van verlof- en verzuimregistraties
• Ondersteunen van werving- en selectieprocedures
• Coördineren van onboarding- en uitstroomprocessen
• Projectondersteuning
• Signaleren van verbeterkansen in werkprocessen en administratieve systemen
• Zorgdragen voor een vertrouwelijke en professionele behandeling van informatie

Wat breng jij mee?

Wij zoeken iemand die:

• Uitstekende organisatorische vaardigheden heeft
• Discreet en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht werkt
• Sterke communicatieve vaardigheden bezit
• Prioriteiten kan stellen in een dynamische omgeving
• Nauwkeurig werkt en oog heeft voor detail
• Goed kan samenwerken met verschillende afdelingen

Minimale eisen

• HBO werk- en denkniveau
• Bij voorkeur een opleiding in bedrijfskunde, managementondersteuning, bestuurskunde of relevant vakgebied
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een ondersteunende of coördinerende functie
• Uitstekende digitale vaardigheden en ervaring met kantoorsoftware
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in Nederlands, Engels en Papiaments

Je kunt rekenen op

• Een afwisselende functie binnen een organisatie die zich inzet voor natuurbehoud
• Een professionele en betrokken werkomgeving
• Veel ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling
• Een 36-urige werkweek
• Salaris conform de bij de functie behorende schaal 10 ($3.699 – $4.852 bruto)
• Een 13e maand en 8,33% vakantiegeld
• 166 vakantie-uren per jaar
• Na één jaar in dienst: pensioenregeling met werkgeversbijdrage
• Sportvergoeding tot 2/3 van je abonnement bij een erkende sportonderneming
• Zorgverlof en buitengewoon verlof voor belangrijke levensmomenten

Klaar om het verschil te maken?

Stuur jouw motivatiebrief en CV naar vacature@stinapa.org uiterlijk 30 november.

Working at STINAPA Bonaire

Are you an organizational talent who thrives on planning, coordinating, and supporting? Do you enjoy creating structure, maintaining an overview, and ensuring that everything runs smoothly behind the scenes? Then STINAPA Bonaire is looking for you.

Vacancy: Executive Assistant

Location: Bonaire

Organization: STINAPA Bonaire

At STINAPA Bonaire, we are committed daily to protecting Bonaire's unique nature. Behind every successful organization stands strong support. That is why we are looking for a proactive and committed Executive Assistant who will support the Director and the HR Advisor.

As an Executive Assistant, you are the connecting link within the organization. You manage daily schedules, organize meetings, support HR processes, and ensure that important information is available at the right time. You are a trusted sparring partner, work accurately, and know how to prioritize in a dynamic work environment.

No two days are the same. One day you organize an important board meeting, the next you support a recruitment procedure or arrange an international business trip.

Are you someone who enjoys taking the burden off others, thinking ahead, and making a difference behind the scenes? Then we would love to get to know you.

What will you be doing?

Your duties include, among others:

• Managing the Director's calendar and mailbox
• Preparing, organizing, and taking minutes of meetings
• Monitoring action topics and deadlines
• Maintaining contact with internal and external stakeholders
• Drafting and preparing presentations, meeting documents, and reports
• Organizing travels, meetings, and events
• Supporting the Management Team with administrative and organizational tasks
• Supporting HR administration and procedures
• Maintaining leave and absence records
• Supporting recruitment and selection procedures
• Coordinating onboarding and offboarding processes
• Project support
• Identifying opportunities for improvement in work processes and administrative systems
• Ensuring the confidential and professional handling of information

What is your input?

We are looking for someone who:

• Has excellent organizational skills
• Handles confidential information discreetly and carefully
• Works proactively, independently, and solution-oriented
• Possesses strong communication skills
• Can set priorities in a dynamic environment
• Works accurately and has an eye for detail
• Can collaborate well with various departments

Minimum requirements

• Higher professional education (HBO) working and thinking level
• Preferably a degree in Business Administration, Management Support, Public Administration, or a relevant field
• At least 2 years of relevant work experience in a support or coordinating function
• Excellent digital skills and experience with office software
• Good verbal and written skills in Dutch, English, and Papiamento

You can count on

• A varied function within an organization committed to nature conservation
• A professional and engaging work environment
• Ample room for initiative and personal development
• A 36-hour work week
• Salary in accordance with scale 10 corresponding to the function ($3,699 – $4,852 gross)
• A 13th month and 8.33% holiday allowance
• 166 vacation hours per year
• After one year of service: pension scheme with employer contribution
• Sports allowance up to 2/3 of your membership at a recognized sports company
• Care leave and special leave for important life events

Ready to make a difference?

Send your cover letter and CV to vacature@stinapa.org not later than November 30.

Traha na STINAPA Bonaire

Bo ta un talento organisatorio ku ta generá energia di planifikashon, kordinashon i sosten? Bo ta disfrutá di krea struktura, mantené un bista general, i sigurá ku tur kos ta kana sin problema tras di kortina? Anto e ora ei STINAPA Boneiru ta en buska di bo.

Vakatura: Asistente Ehekutivo

Lugá: Boneiru

Organisashon: STINAPA Bonaire

Na STINAPA Boneiru, nos ta komprometé diariamente na protehá Boneiru su naturalesa úniko. Tras di kada organisashon eksitoso ta para sosten fuerte. Ta pa esei nos ta en buska di un Asistente Ehekutivo proaktivo i komprometé pa sostené e Direktor i e Konsehero di Rekurso Humano.

Komo un Asistente Ehekutivo, bo ta e lenk di konekshon denter di e organisashon. Bo ta manehá agènda, organisá reunion, sostené prosesonan di rekurso humano, i sòru pa informashon importante ta disponibel na e momentu korekto. Bo ta un partner di sparring di konfiansa, ta traha ku eksaktitut, i sa kon pa priorisá den un ambiente di trabou dinámiko.

Kada dia ta diferente. Un dia bo ta organisá un reunion di direktiva importante, e siguiente dia bo ta sostené un proseso di reklutamentu òf ta regla un biahe di trabou internashonal.

Abo ta un hende ku ta gusta kita e peso for di otronan, pensa pa dilanti, i ta krea un diferensia tras di kortina? Anto nos lo tin gana di sera konosí ku bo.

Kiko lo bo bai hasi?

Bo tareanan ta inkluí, entre otro:

• Manehá e agènda i e buzon di mensahe di e Direktor
• Prepará, organisá i tuma nótulo di reunion
• Monitoriá tópikonan di akshon i fecha límite
• Mantené kontakto ku stakeholdernan interno i eksterno
• Traha i prepará presentashonnan, dokumentonan di reunion i rapòrtnan
• Organisá biahenan, reunionnan i eventonan
• Sostené e Tim di Maneho ku tareanan atministrativo i organisatorio
• Sostené atministrashon i proseduranan di Rekurso Humano
• Mantenshon di registro di fakansi i ousensia
• Sostené e proseduranan di reklutamentu i di selekshon
• Kordinashon di prosesonan di personal entrante i saliente di e kompania
• Sosten di proyekto
• Identifiká oportunidatnan pa mehorashon den prosesonan di trabou i sistemanan atministrativo
• Garantisá e maneho konfidensial i profeshonal di informashon

Kiko ta bo input?

Nos ta buska un persona kende:

• Tin abilidatnan organisatorio ekselente
• Ta manehá informashon konfidensial diskretamente i kuidadosamente
• Ta traha proaktivamente, independientemente, i ta enfoká riba solushon
• Ta poseé abilidatnan di komunikashon fuerte
• Por stipulá prioridatnan den un ambiente dinámiko
• Ta traha ku eksaktitut i tin un wowo pa detaye
• Por kolaborá bon ku vários departamento

Rekisitonan por mínimo

• Nivel di trabou i pensamentu profeshonal HBO
• Preferiblemente un título den Atministrashon di Negoshi, Sosten di Maneho, Atministrashon Públiko, òf un tereno relevante
• Por lo ménos 2 aña di eksperensia di trabou relevante den un ròl di sosten òf di kordinashon
• Abilidat i eksperensia digital ekselente ku software di ofisina
• Bon abilidat oral i skirbí na idioma hulandes, ingles, i papiamentu

Bo por konta riba

• Un funshon variá denter di un organisashon komprometé na konservashon di naturalesa
• Un ambiente di trabou profeshonal i atraktivo
• Espasio amplio pa inisiativa i desaroyo personal
• Un siman di trabou di 36 ora
• Salario di akuerdo ku eskala 8 korespondiente na e funshon ($3,699 – $4,852 brutu)
• Un salario di 13 luna i 8.33% sèn di fakansi
• 166 ora di fakansi pa aña
• Despues di un aña di trabou: areglo di penshun ku kontribushon di dunadó di trabou
• Supsidio pa deporte te ku 2/3 parti di bo pago di miembresia na un empresa di deporte rekonosé
• Ferlòf di kuido i ferlòf spesial pa eventonan importante di bida

Kla pa krea e diferensia?

Manda bo karta di motivashon i CV na vacature@stinapa.org no mas lat ku 30 di novèmber.